Qui doit établir une DPAE, et quand
Tout employeur doit déclarer chaque salarié avant sa prise de poste effective, sans exception liée à la durée du contrat ou au volume d’heures. Un extra d’une soirée, un CDD de deux jours, un apprenti, un salarié en renfort saisonnier : chacun fait l’objet d’une déclaration distincte.
La déclaration peut être transmise au plus tôt huit jours avant la date d’embauche, et au plus tard dans l’instant qui précède la prise de poste. En pratique, il faut viser la veille : une DPAE envoyée après l’arrivée du salarié est considérée comme tardive, même de quelques heures.
Une nouvelle DPAE est nécessaire :
- à chaque nouveau contrat, y compris pour un salarié déjà connu de l’entreprise ;
- en cas de renouvellement d’un CDD suivi d’une interruption ;
- lorsqu’un salarié revient après une rupture, quel qu’en soit le motif ;
- pour un contrat en alternance ou une convention de stage donnant lieu à un contrat de travail.
Les informations à transmettre
La déclaration reprend des données que vous devez donc réunir avant l’embauche :
- identification de l’employeur : raison sociale, adresse, SIRET, code APE, service de santé au travail ;
- identification du salarié : nom de naissance, prénoms, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;
- date et heure d’embauche prévues ;
- nature du contrat, durée de la période d’essai le cas échéant, durée du contrat pour un CDD ;
- mention de la visite d’information et de prévention à organiser.
Le numéro de sécurité sociale est le point de blocage le plus courant. Demandez la carte vitale ou une attestation de droits dès l’acceptation de l’offre, et non le jour de l’arrivée. Un salarié qui n’a pas encore de numéro définitif peut être déclaré avec ses état civil complet et lieu de naissance.
Comment la transmettre
- 1Réunissez l’état civil complet du salarié et son numéro de sécurité sociale.
- 2Déclarez en ligne sur net-entreprises.fr, ou laissez votre prestataire de paie le faire depuis son logiciel.
- 3Conservez l’accusé de réception : c’est la preuve de la déclaration et de sa date.
- 4Classez cet accusé dans le dossier du salarié, avec le contrat signé.
- 5Vérifiez que la visite d’information et de prévention est bien programmée auprès du service de santé au travail.
La déclaration papier reste possible dans des cas résiduels, par lettre recommandée avec avis de réception adressée à l’Urssaf, mais la voie dématérialisée est la règle et l’accusé y est immédiat.
Erreur, annulation, embauche qui ne se fait pas
Une DPAE erronée se corrige en contactant l’Urssaf, en principe par le même canal que la déclaration initiale. Si l’embauche est finalement annulée, la déclaration doit être annulée dans les délais prévus, faute de quoi le salarié apparaît comme employé et sera attendu dans la déclaration sociale nominative du mois.
Une DPAE non annulée génère des anomalies en cascade : rappel Urssaf, ouverture de droits à tort, et incohérence entre la déclaration mensuelle et la réalité des bulletins produits.
Sanctions en cas d’oubli
- Une pénalité financière est due à l’Urssaf en cas de déclaration tardive ou absente, calculée par salarié concerné.
- L’absence de déclaration peut caractériser le travail dissimulé, avec les sanctions pénales correspondantes et la remise en cause des exonérations de cotisations.
- Le salarié non déclaré peut obtenir une indemnité forfaitaire devant le conseil de prud’hommes.
- En cas d’accident du travail survenant avant déclaration, la responsabilité de l’employeur est aggravée.
Le point clé pour une petite structure : le risque n’est pas la complexité de la démarche, mais l’oubli lié à une embauche décidée dans l’urgence. La parade consiste à intégrer la DPAE dans un circuit d’embauche systématique, avant même la signature du contrat.
La DPAE dans un circuit d’embauche complet
Une arrivée bien préparée enchaîne :
- 1collecte des pièces du salarié : pièce d’identité ou titre de séjour, carte vitale, RIB, justificatif de domicile ;
- 2vérification du droit de travailler en France pour un ressortissant étranger ;
- 3DPAE et conservation de l’accusé ;
- 4rédaction et signature du contrat conforme à la convention collective applicable ;
- 5inscription au registre unique du personnel ;
- 6visite d’information et de prévention, puis affiliation à la mutuelle et à la prévoyance ;
- 7première paie, avec proratisation du mois d’entrée.
Comment Alvaa traite ce sujet pour vous
- Vos DPAE sont établies par votre gestionnaire dès que la fiche du salarié est complète dans votre espace Alvaa.
- Les pièces d’embauche sont collectées directement auprès du salarié dans son espace, ce qui évite les relances par e-mail.
- L’accusé de déclaration et le contrat sont archivés dans le dossier du salarié, consultables à tout moment en cas de contrôle.