Comment les jours s’acquièrent
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète, l’équivalent de cinq semaines. Le droit s’acquiert dès l’embauche, sans condition d’ancienneté, et il est identique pour un temps partiel : c’est la valorisation du jour de congé qui est proratisée, pas le nombre de jours.
La période de référence est en principe le 1er juin au 31 mai, mais un accord d’entreprise ou de branche peut retenir l’année civile. Beaucoup d’entreprises ont fait ce choix, plus simple à expliquer aux salariés et plus cohérent avec l’exercice comptable.
Périodes assimilées à du travail effectif pour l’acquisition :
- les congés payés eux-mêmes, ainsi que les jours fériés chômés ;
- le congé de maternité, de paternité et d’adoption ;
- les arrêts pour accident du travail et maladie professionnelle ;
- les arrêts pour maladie non professionnelle, qui génèrent désormais des droits dans une limite annuelle ;
- les heures de délégation des représentants du personnel et les périodes de formation à l’initiative de l’employeur.
Jours ouvrables ou jours ouvrés : ne pas mélanger
| Méthode | Jours comptés | Droit annuel | Décompte d’une semaine d’absence |
|---|---|---|---|
| Jours ouvrables | Du lundi au samedi | 30 jours | 6 jours |
| Jours ouvrés | Du lundi au vendredi | 25 jours | 5 jours |
Les deux méthodes aboutissent au même nombre de semaines. L’erreur consiste à acquérir en ouvrables et à décompter en ouvrés, ce qui avantage indûment le salarié, ou l’inverse.
Une seule méthode doit être retenue et appliquée de façon constante, dans le logiciel de paie comme dans les compteurs communiqués aux salariés. En cas de doute, la méthode retenue doit rester au moins aussi favorable que le décompte légal en jours ouvrables.
Prise des congés : ce que l’employeur décide
- L’employeur fixe la période de prise et l’ordre des départs, après consultation des représentants du personnel s’il en existe.
- Il communique l’ordre des départs suffisamment à l’avance, en tenant compte de l’ancienneté, de la situation familiale et de l’éventuelle activité chez un autre employeur.
- Il peut refuser une demande pour des raisons de service, mais doit répondre dans un délai raisonnable et de façon non discriminatoire.
- Il ne peut plus modifier les dates dans le mois qui précède le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
- Le congé principal ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables en une seule fois, et doit comporter au moins 12 jours continus.
La cinquième semaine se prend séparément. Lorsque le salarié fractionne son congé principal en dehors de la période estivale à la demande de l’employeur, des jours de fractionnement supplémentaires peuvent être dus selon la convention collective.
Report, perte et cas des salariés absents
En principe, les congés non pris à la fin de la période de prise sont perdus, sauf accord de report, usage d’entreprise, ou impossibilité de les prendre du fait de l’employeur. Cette règle a été fortement encadrée par la jurisprudence : un salarié empêché par un arrêt maladie conserve ses droits et bénéficie d’une période de report.
En pratique, l’employeur doit prouver qu’il a mis le salarié en mesure de prendre ses congés : information sur le solde, invitation à poser les jours, réponse aux demandes. Un simple compteur sur le bulletin ne suffit pas toujours, une information explicite est plus solide.
Calcul de l’indemnité de congés payés : maintien de salaire ou règle du dixième
Deux méthodes doivent être comparées à chaque prise de congé, et c’est la plus favorable au salarié qui s’applique automatiquement, sans que celui-ci ait à la réclamer. La première est le maintien de salaire : le salarié perçoit ce qu’il aurait touché s’il avait travaillé, à l’identique de son salaire habituel. La seconde est la règle du dixième : l’indemnité correspond à un dixième de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence, rapporté au nombre de jours de congés pris.
Le logiciel de paie doit calculer les deux montants à chaque bulletin comportant des congés, et retenir le plus élevé. C’est une obligation, pas une option : un employeur qui verserait systématiquement le maintien de salaire sans comparer s’expose à un rappel si la règle du dixième s’avère plus favorable sur l’année.
Exemple chiffré : un salarié dont le salaire mensuel de base est de 2 200 € a perçu, sur sa période de référence de douze mois, une rémunération brute totale de 28 800 € (salaire de base plus primes et heures supplémentaires). Il pose une semaine de congés, soit 6 jours ouvrables sur les 30 jours ouvrables acquis dans l’année.
En maintien de salaire, l’indemnité correspond à 6/26e de son salaire mensuel (26 jours ouvrables travaillés en moyenne par mois), soit environ 508 €. En règle du dixième, le dixième de sa rémunération annuelle brute est de 2 880 €, à répartir sur les 30 jours de congés acquis, soit 96 € par jour, donc 576 € pour les 6 jours posés. La règle du dixième est ici plus favorable de 68 € : c’est ce montant qui doit figurer sur le bulletin.
Comparaison synthétique des deux méthodes de calcul
| Critère | Maintien de salaire | Règle du dixième |
|---|---|---|
| Base de calcul | Salaire que le salarié aurait perçu en travaillant | 1/10e de la rémunération brute totale de la période de référence |
| Favorable quand… | La rémunération est stable et sans variable | Le salarié a touché primes, heures supplémentaires ou a connu une hausse de rémunération en cours d’année |
| Calcul | Salaire journalier habituel × jours de congé pris | (Rémunération brute annuelle ÷ 10) × (jours pris ÷ jours acquis) |
| Vérification | Comparaison obligatoire à chaque bulletin de congés | Comparaison obligatoire à chaque bulletin de congés |
L’employeur doit toujours retenir le montant le plus élevé des deux méthodes, salarié par salarié et prise de congé par prise de congé.
La règle du dixième est souvent plus favorable lorsque :
- le salarié a perçu des primes ou des heures supplémentaires importantes dans l’année ;
- sa rémunération a diminué récemment, par exemple après un passage à temps partiel ;
- il travaille en intermittence, avec un volume d’heures variable d’un mois sur l’autre.
À la rupture du contrat, les jours acquis et non pris sont indemnisés sous forme d’indemnité compensatrice de congés payés, calculée selon la même comparaison. Elle est due quel que soit le motif de rupture, y compris en cas de faute grave.
Jours de fractionnement : quand ils sont dus
Le congé principal, d’une durée maximale de 24 jours ouvrables, doit en principe être pris en une seule fois pendant la période légale de prise, généralement entre le 1er mai et le 31 octobre. Lorsque l’employeur autorise ou impose que ce congé principal soit fractionné, c’est-à-dire pris en plusieurs fois avec un reliquat posé en dehors de cette période, le Code du travail prévoit une contrepartie sous forme de jours de fractionnement supplémentaires.
La règle légale attribue un jour ouvrable de congé supplémentaire lorsque le solde du congé principal pris en dehors de la période légale est compris entre 3 et 5 jours, et deux jours ouvrables supplémentaires lorsque ce solde atteint 6 jours ou plus. Ces jours ne sont pas dus si le fractionnement résulte d’une demande du salarié lui-même, sauf disposition conventionnelle plus favorable.
Points de vigilance sur le fractionnement :
- de nombreuses conventions collectives prévoient des règles différentes, parfois plus généreuses, ou excluent le droit au fractionnement : il faut toujours vérifier le texte applicable ;
- le salarié peut renoncer par écrit à ses jours de fractionnement, ce qui est fréquent en pratique lorsque l’employeur formalise cette renonciation au moment de la validation des dates ;
- seul le congé principal de 24 jours ouvrables ouvre droit au fractionnement ; la 5e semaine, prise séparément, n’est jamais concernée.
Congés payés et arrêt maladie : ce qu’a changé la jurisprudence
Le droit français a été profondément modifié entre 2023 et 2024 sous l’effet du droit européen. Jusqu’alors, un salarié en arrêt maladie non professionnelle n’acquérait aucun congé payé pendant son absence. La Cour de cassation a jugé, dans plusieurs arrêts du 13 septembre 2023, que cette règle était contraire au droit de l’Union européenne, qui garantit un droit à congé payé même pendant la maladie.
La loi du 22 avril 2024 a ensuite inscrit ce principe dans le Code du travail : un salarié en arrêt pour maladie non professionnelle acquiert désormais 2 jours ouvrables de congé par mois d’absence, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence, soit deux tiers du droit habituel. En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’acquisition reste intégrale, à raison de 2,5 jours ouvrables par mois, sans limitation de durée d’arrêt désormais prise en compte pour la totalité de la période.
Conséquences pratiques pour l’employeur :
- un salarié qui reprend le travail après une longue maladie doit être informé, dans le mois qui suit son retour, du nombre de jours de congé dont il dispose et de la date limite pour les poser ;
- ce salarié bénéficie d’une période de report de 15 mois pour utiliser les congés qu’il n’a pas pu prendre du fait de son absence, période qui court à compter de la réception de cette information ;
- la loi permet une régularisation rétroactive limitée dans le temps pour les arrêts antérieurs à avril 2024, avec un délai de réclamation encadré ; les dossiers de salariés ayant connu de longs arrêts avant cette date méritent un audit spécifique du compteur de congés.
Ordre des départs et fermeture de l’entreprise
En l’absence d’accord collectif, c’est l’employeur qui fixe l’ordre des départs en congé, après avis du comité social et économique lorsqu’il existe. Il doit tenir compte de critères légaux : la situation de famille du salarié, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de pacs et la présence d’enfants scolarisés, la durée de son ancienneté dans l’entreprise, et son éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
L’employeur peut aussi choisir de fermer l’établissement pendant une période donnée, par exemple deux semaines en été, ce qui impose à l’ensemble du personnel de poser ses congés simultanément. Cette fermeture doit être annoncée suffisamment à l’avance, dans le respect du délai fixé par la convention collective ou, à défaut, dans un délai raisonnable permettant aux salariés de s’organiser.
Ce qu’implique une fermeture annuelle :
- un salarié qui n’a pas acquis suffisamment de jours pour couvrir toute la période de fermeture se retrouve en règle générale sans salaire pour les jours manquants, sauf accord contraire ou congé sans solde formalisé ;
- un salarié nouvellement embauché doit être informé de cette pratique dès l’entretien d’embauche ou la signature du contrat, pour éviter toute contestation ;
- l’ordre des départs et les dates de fermeture doivent être communiqués suffisamment tôt pour respecter le délai minimal, souvent fixé à un ou deux mois selon les conventions collectives.
Le compteur de congés, un actif à tenir au mois
Un compteur fiable suppose six informations à jour :
- 1la période de référence retenue par l’entreprise ;
- 2la méthode de décompte, ouvrables ou ouvrés, identique partout ;
- 3les acquis du mois, y compris pendant les absences assimilées ;
- 4les jours pris, validés et datés, avec leur justification ;
- 5les soldes de la période précédente reportés ou perdus, avec la décision correspondante ;
- 6les compteurs annexes : RTT, repos compensateur, jours de fractionnement, congés d’ancienneté.
Ces éléments doivent apparaître sur le bulletin de paie et rester accessibles au salarié. C’est aussi la première chose à reprendre lors d’un changement de prestataire de paie : un compteur non repris se transforme en litige au premier départ.
Comment Alvaa traite ce sujet pour vous
- Vos salariés déposent leurs demandes de congés dans leur espace ; l’entreprise valide ou refuse avec un motif, et le compteur se met à jour.
- Les jours validés sont repris automatiquement dans la saisie du bulletin du mois concerné, avec leurs dates.
- Le calcul de l’indemnité compare automatiquement le maintien de salaire et la règle du dixième, et retient le montant le plus favorable sur chaque bulletin.
- Les droits acquis pendant les arrêts maladie sont recalculés selon les nouvelles règles issues de la loi du 22 avril 2024, y compris pour les régularisations rétroactives.
- En cas de reprise de dossier, votre gestionnaire reconstitue les compteurs de congés, de RTT et de repos compensateur avant le premier bulletin.