Comment les jours s’acquièrent
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète, l’équivalent de cinq semaines. Le droit s’acquiert dès l’embauche, sans condition d’ancienneté, et il est identique pour un temps partiel : c’est la valorisation du jour de congé qui est proratisée, pas le nombre de jours.
La période de référence est en principe le 1er juin au 31 mai, mais un accord d’entreprise ou de branche peut retenir l’année civile. Beaucoup d’entreprises ont fait ce choix, plus simple à expliquer aux salariés et plus cohérent avec l’exercice comptable.
Périodes assimilées à du travail effectif pour l’acquisition :
- les congés payés eux-mêmes, ainsi que les jours fériés chômés ;
- le congé de maternité, de paternité et d’adoption ;
- les arrêts pour accident du travail et maladie professionnelle ;
- les arrêts pour maladie non professionnelle, qui génèrent désormais des droits dans une limite annuelle ;
- les heures de délégation des représentants du personnel et les périodes de formation à l’initiative de l’employeur.
Jours ouvrables ou jours ouvrés : ne pas mélanger
| Méthode | Jours comptés | Droit annuel | Décompte d’une semaine d’absence |
|---|---|---|---|
| Jours ouvrables | Du lundi au samedi | 30 jours | 6 jours |
| Jours ouvrés | Du lundi au vendredi | 25 jours | 5 jours |
Les deux méthodes aboutissent au même nombre de semaines. L’erreur consiste à acquérir en ouvrables et à décompter en ouvrés, ce qui avantage indûment le salarié, ou l’inverse.
Une seule méthode doit être retenue et appliquée de façon constante, dans le logiciel de paie comme dans les compteurs communiqués aux salariés. En cas de doute, la méthode retenue doit rester au moins aussi favorable que le décompte légal en jours ouvrables.
Prise des congés : ce que l’employeur décide
- L’employeur fixe la période de prise et l’ordre des départs, après consultation des représentants du personnel s’il en existe.
- Il communique l’ordre des départs suffisamment à l’avance, en tenant compte de l’ancienneté, de la situation familiale et de l’éventuelle activité chez un autre employeur.
- Il peut refuser une demande pour des raisons de service, mais doit répondre dans un délai raisonnable et de façon non discriminatoire.
- Il ne peut plus modifier les dates dans le mois qui précède le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
- Le congé principal ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables en une seule fois, et doit comporter au moins 12 jours continus.
La cinquième semaine se prend séparément. Lorsque le salarié fractionne son congé principal en dehors de la période estivale à la demande de l’employeur, des jours de fractionnement supplémentaires peuvent être dus selon la convention collective.
Report, perte et cas des salariés absents
En principe, les congés non pris à la fin de la période de prise sont perdus, sauf accord de report, usage d’entreprise, ou impossibilité de les prendre du fait de l’employeur. Cette règle a été fortement encadrée par la jurisprudence : un salarié empêché par un arrêt maladie conserve ses droits et bénéficie d’une période de report.
En pratique, l’employeur doit prouver qu’il a mis le salarié en mesure de prendre ses congés : information sur le solde, invitation à poser les jours, réponse aux demandes. Un simple compteur sur le bulletin ne suffit pas toujours, une information explicite est plus solide.
Calcul de l’indemnité de congés payés
Deux méthodes doivent être comparées, et c’est la plus favorable au salarié qui s’applique. La première est le maintien de salaire : le salarié perçoit ce qu’il aurait touché s’il avait travaillé. La seconde est la règle du dixième : l’indemnité correspond à un dixième de la rémunération brute totale de la période de référence.
La règle du dixième est souvent plus favorable lorsque :
- le salarié a perçu des primes ou des heures supplémentaires importantes dans l’année ;
- sa rémunération a diminué récemment, par exemple après un passage à temps partiel ;
- il travaille en intermittence, avec un volume d’heures variable d’un mois sur l’autre.
À la rupture du contrat, les jours acquis et non pris sont indemnisés sous forme d’indemnité compensatrice de congés payés, calculée selon la même comparaison. Elle est due quel que soit le motif de rupture, y compris en cas de faute grave.
Le compteur de congés, un actif à tenir au mois
Un compteur fiable suppose six informations à jour :
- 1la période de référence retenue par l’entreprise ;
- 2la méthode de décompte, ouvrables ou ouvrés, identique partout ;
- 3les acquis du mois, y compris pendant les absences assimilées ;
- 4les jours pris, validés et datés, avec leur justification ;
- 5les soldes de la période précédente reportés ou perdus, avec la décision correspondante ;
- 6les compteurs annexes : RTT, repos compensateur, jours de fractionnement, congés d’ancienneté.
Ces éléments doivent apparaître sur le bulletin de paie et rester accessibles au salarié. C’est aussi la première chose à reprendre lors d’un changement de prestataire de paie : un compteur non repris se transforme en litige au premier départ.
Comment Alvaa traite ce sujet pour vous
- Vos salariés déposent leurs demandes de congés dans leur espace ; l’entreprise valide ou refuse avec un motif, et le compteur se met à jour.
- Les jours validés sont repris automatiquement dans la saisie du bulletin du mois concerné, avec leurs dates.
- En cas de reprise de dossier, votre gestionnaire reconstitue les compteurs de congés, de RTT et de repos compensateur avant le premier bulletin.