Ressources humaines · Obligations
Le registre unique du personnel est-il obligatoire ?
Oui, dès le premier salarié. Il mentionne dans l'ordre des embauches l'identité, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie et la nature du contrat, et il peut être tenu sous forme numérique.
Le registre unique du personnel recense chronologiquement tous les salariés de l'entreprise, y compris les stagiaires et intérimaires. Il est obligatoire dès l'embauche du premier salarié, quelle que soit la taille de l'entreprise. Ce document doit être tenu à jour en permanence et présenté à l'inspection du travail ou aux représentants du personnel sur simple demande, sans délai.
Ce qu'il faut retenir
- Les stagiaires y figurent dans une partie distincte.
- Les mentions sont conservées cinq ans après le départ du salarié.
- Il est présenté sur demande lors d'un contrôle.
Le contenu obligatoire du registre
Le registre doit mentionner, pour chaque salarié, son nom, sa date de naissance, son sexe, son emploi, sa qualification, les dates d'entrée et de sortie, le type de contrat, et pour les salariés étrangers le type de titre autorisant le travail en France.
Les stagiaires et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure ou une agence d'intérim figurent également dans une partie spécifique du registre, distincte de celle des salariés en contrat classique.
Forme et conservation
Le registre peut être tenu sur support papier ou informatique, à condition de garantir l'inaltérabilité des données et la possibilité d'une édition immédiate en cas de contrôle. Il doit être conservé pendant cinq ans après le départ de chaque salarié concerné.
Les erreurs fréquentes
- Oublier d'inscrire les stagiaires ou les intérimaires dans le registre.
- Mettre à jour le registre avec retard par rapport à la date réelle d'entrée du salarié.
- Ne pas être en mesure de présenter le registre immédiatement lors d'un contrôle.
- Détruire les données d'un salarié avant l'expiration du délai de conservation.
Comment Alvaa traite ce point
L'espace Alvaa centralise les informations de chaque salarié saisies pour la paie, ce qui facilite la mise à jour du registre unique du personnel et évite les ressaisies manuelles source d'erreurs ou d'oublis.
Textes et sources de référence
- Code du travail, dispositions sur le registre unique du personnel
Information générale : les montants, taux et plafonds évoluent chaque année et votre convention collective peut être plus favorable. Faites valider votre cas par votre chargé de compte avant application.