Les délais à respecter, côté salarié et côté employeur
Le salarié doit prévenir l’employeur et transmettre son avis d’arrêt de travail dans un délai de deux jours. À défaut, l’employeur peut le mettre en demeure de justifier son absence avant d’envisager une sanction, mais il ne peut pas retenir le salaire au titre d’une absence injustifiée sans avoir laissé ce délai courir.
L’employeur, de son côté, doit établir une attestation de salaire, qui permet à l’assurance maladie de calculer les indemnités journalières. Ce document conditionne tout le reste : indemnisation du salarié, subrogation, et cohérence des déclarations sociales du mois.
Le circuit type :
- 1réception de l’arrêt et enregistrement des dates exactes de début et de fin ;
- 2attestation de salaire transmise via la déclaration sociale nominative ou en ligne ;
- 3décision sur la subrogation, si l’entreprise maintient le salaire ;
- 4saisie de l’absence en paie, avec le motif maladie et les dates jour par jour ;
- 5suivi des prolongations, qui font chacune l’objet d’un nouvel avis ;
- 6à la reprise, visite médicale de reprise si la durée de l’arrêt l’impose.
Indemnités journalières et carence
L’assurance maladie verse des indemnités journalières à partir du quatrième jour d’arrêt : les trois premiers jours constituent le délai de carence. Le montant est calculé sur les salaires bruts des mois précédents, dans la limite d’un plafond, et il est donc toujours inférieur au salaire habituel.
En cas de prolongation sans interruption, la carence ne s’applique qu’une fois. En revanche, un nouvel arrêt après reprise ouvre en principe un nouveau délai de carence, sauf rechute d’une même affection dans les conditions prévues par le régime.
Maintien de salaire : légal, puis conventionnel
Le Code du travail prévoit un maintien de salaire par l’employeur pour les salariés justifiant d’une ancienneté minimale, après un court délai de carence propre, et pour une durée qui augmente avec l’ancienneté. Ce maintien est complémentaire des indemnités journalières : il en comble une partie, il ne s’y ajoute pas.
La plupart des conventions collectives sont plus favorables : carence supprimée, maintien à 100 % du net pendant plusieurs semaines, prise en charge par un régime de prévoyance au-delà. C’est votre convention qu’il faut lire en premier, le régime légal ne s’appliquant qu’à défaut de disposition plus avantageuse.
Trois questions à trancher pour chaque arrêt :
- l’ancienneté du salarié ouvre-t-elle droit au maintien, légal ou conventionnel ?
- le maintien est-il calculé sur le brut ou sur le net, et à quel pourcentage ?
- l’entreprise pratique-t-elle la subrogation, c’est-à-dire perçoit-elle les indemnités à la place du salarié ?
La subrogation, et pourquoi elle simplifie tout
Avec la subrogation, l’employeur continue de verser le salaire et perçoit directement les indemnités journalières de l’assurance maladie. Le salarié conserve son rythme de revenu habituel et n’a aucune démarche financière à suivre ; l’entreprise, elle, doit surveiller le versement effectif des indemnités.
Sans subrogation, le salarié reçoit lui-même les indemnités, et l’employeur ne verse que le complément éventuel. Le bulletin devient plus difficile à lire pour le salarié, qui voit un net très réduit sans comprendre qu’une partie de son revenu arrive par un autre canal.
Traduction sur le bulletin de paie
| Ligne | Effet | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Absence maladie | Retenue du salaire correspondant aux jours d’arrêt | Utiliser la même méthode de valorisation d’un mois sur l’autre |
| Indemnités journalières subrogées | Reprises en information ou en déduction selon le paramétrage | Vérifier le décompte réel versé par l’assurance maladie |
| Complément employeur | Maintien légal ou conventionnel | Contrôler l’ancienneté et le compteur de jours déjà indemnisés |
| Prévoyance | Prise en charge au-delà de la durée de maintien | Déclarer le sinistre à l’organisme dans les délais du contrat |
Le compteur de jours déjà indemnisés sur douze mois est l’élément le plus souvent perdu lors d’un changement de prestataire de paie en cours d’année. Sans reprise de ce compteur, l’entreprise risque de maintenir le salaire au-delà de son obligation, ou de le refuser à tort.
Contrôle, contre-visite et conséquences RH
- L’employeur peut organiser une contre-visite médicale, à sa charge, dans le respect des conditions légales.
- Un arrêt ne suspend pas les obligations de loyauté du salarié, mais il interdit toute sanction fondée sur l’état de santé.
- Depuis les évolutions jurisprudentielles récentes, les périodes d’arrêt maladie génèrent des droits à congés payés : le compteur doit être alimenté.
- Une visite médicale de reprise est obligatoire au-delà d’une certaine durée d’arrêt, et conditionne la reprise effective du poste.
- Un arrêt long doit être anticipé côté organisation : remplacement en CDD pour motif de remplacement, réaffectation des tâches, information de l’équipe sans divulguer de donnée médicale.
Accident du travail et maladie professionnelle : un régime plus favorable
L’arrêt consécutif à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle suit des règles distinctes de l’arrêt maladie ordinaire. Il n’y a pas de délai de carence de trois jours : les indemnités journalières sont dues dès le lendemain de l’arrêt. Leur taux est également plus élevé, 60 % du salaire journalier de base pendant les 28 premiers jours, puis 80 % ensuite, sans le même plafonnement que la maladie non professionnelle.
Cette distinction a une conséquence pratique immédiate en paie : la déclaration doit préciser l’origine professionnelle de l’arrêt dès le départ, faute de quoi le calcul des indemnités et du maintien de salaire est erroné, avec un risque de régularisation a posteriori pénalisante pour le salarié comme pour l’entreprise.
Autres particularités d’un accident du travail :
- l’employeur dispose d’un délai de 48 heures pour déclarer l’accident à la caisse primaire d’assurance maladie, sauf réserves motivées ;
- le licenciement d’un salarié en arrêt pour accident du travail est très encadré, sauf faute grave ou impossibilité de maintenir le contrat ;
- la visite de reprise est obligatoire après tout arrêt d’au moins 30 jours pour accident du travail, contre 60 jours pour une maladie ou un accident non professionnel.
Exemple chiffré : calcul d’un maintien de salaire
Un salarié non-cadre avec cinq ans d’ancienneté, rémunéré 2 200 € brut mensuel, est en arrêt maladie ordinaire dix jours. Sa convention collective prévoit un maintien à 90 % du brut dès le premier jour d’arrêt, sans carence conventionnelle, pendant 40 jours.
Décomposition du calcul, en ordre de grandeur :
| Élément | Montant estimé | Observation |
|---|---|---|
| Salaire brut habituel, 10 jours ouvrés | ≈ 1 000 € | Base retenue sur le bulletin |
| Indemnités journalières sécurité sociale | ≈ 373 € | À partir du 4e jour, carence de 3 jours non indemnisés |
| Maintien conventionnel à 90 % | ≈ 900 € | Versé par l’employeur, indemnités journalières déduites |
| Total perçu par le salarié | ≈ 900 € | Avec subrogation, versé en une seule fois par l’employeur |
Chiffres simplifiés hors mutuelle et prévoyance ; le calcul réel se fait jour par jour selon la méthode retenue par la convention collective.
Sans subrogation, le salarié aurait perçu directement les 373 € d’indemnités journalières de la sécurité sociale, puis un complément de l’employeur limité à la différence jusqu’à 90 % du brut, soit environ 527 €, versés à des dates différentes. La subrogation évite ce décalage de trésorerie pour le salarié.
Cas particuliers : période d’essai, temps partiel, CDD
- Pendant la période d’essai, le salarié a droit aux indemnités journalières de la sécurité sociale dans les mêmes conditions, mais le maintien de salaire légal suppose une ancienneté d’un an, rarement atteinte : seule une convention collective plus favorable peut ouvrir un maintien anticipé.
- Le salarié à temps partiel bénéficie des mêmes règles de maintien, calculées au prorata de sa durée contractuelle, y compris pour le calcul du salaire journalier de référence.
- Un arrêt maladie ne suspend pas l’échéance d’un CDD : le contrat prend fin à son terme initialement prévu, sauf disposition contraire, et l’indemnisation maladie s’arrête avec la fin du contrat.
- Un salarié en forfait jours suit les mêmes règles d’indemnisation, avec un salaire journalier de référence recalculé sur la base du nombre de jours travaillés prévu à son forfait.
Comment Alvaa traite ce sujet pour vous
- Le salarié dépose son arrêt dans son espace Alvaa ; l’entreprise le valide et l’absence est reprise automatiquement dans la paie du mois, jour par jour et avec son motif.
- Votre gestionnaire établit l’attestation de salaire, suit la subrogation et tient à jour les compteurs de maintien de salaire.
- Les règles de votre convention collective sont paramétrées une fois, puis appliquées à chaque arrêt sans nouvelle recherche documentaire.