Ressources humaines · Embauche
Quelles formalités accomplir avant l'embauche d'un salarié ?
Il faut effectuer la déclaration préalable à l'embauche dans les huit jours précédant l'arrivée, inscrire le salarié au registre du personnel, l'affilier aux organismes de protection sociale et organiser la visite d'information et de prévention.
Avant toute prise de poste, l'employeur doit accomplir plusieurs formalités administratives obligatoires, sous peine de sanctions. La principale est la déclaration préalable à l'embauche, mais d'autres démarches l'accompagnent : rédaction du contrat, inscription au registre du personnel, organisation de la visite d'information et de prévention. Ces étapes conditionnent la régularité de l'embauche et la protection sociale du salarié dès son premier jour.
Ce qu'il faut retenir
- La déclaration préalable à l'embauche déclenche l'affiliation et vaut demande de visite médicale.
- Remettez au salarié les informations écrites sur la relation de travail dans les premiers jours.
- Prévoyez aussi la mutuelle, la prévoyance et éventuellement les titres-restaurant.
La déclaration préalable à l'embauche
La déclaration préalable à l'embauche doit être transmise à l'Urssaf au plus tôt huit jours avant la date d'entrée prévue, et impérativement avant la prise de poste effective. Elle permet d'affilier le salarié aux organismes de protection sociale et de déclencher la visite médicale obligatoire.
L'absence de déclaration constitue un travail dissimulé, avec des conséquences pénales et financières lourdes pour l'employeur, y compris pour une embauche de très courte durée.
Les autres formalités à ne pas oublier
Le contrat de travail doit être rédigé et signé, avec un exemplaire remis au salarié, particulièrement pour les CDD et contrats à temps partiel où l'écrit est obligatoire. Le salarié doit aussi être inscrit sur le registre unique du personnel dès son entrée.
- Vérification du droit au travail pour les salariés étrangers
- Information sur la mutuelle et la prévoyance d'entreprise
- Remise du livret d'accueil ou des documents obligatoires internes
- Organisation de la visite d'information et de prévention
Les erreurs fréquentes
- Réaliser la déclaration préalable après la prise de poste du salarié.
- Oublier de remettre un contrat écrit pour un CDD.
- Ne pas vérifier le titre de séjour et l'autorisation de travail d'un salarié étranger.
- Négliger l'inscription immédiate au registre unique du personnel.
Comment Alvaa traite ce point
Avec l'espace employeur Alvaa, la saisie des informations d'un nouveau salarié déclenche automatiquement les documents de paie nécessaires, et votre chargé de compte vous rappelle les formalités administratives à ne pas manquer avant la prise de poste.
Textes et sources de référence
- Code du travail, dispositions sur l'embauche
- Code de la sécurité sociale, déclaration préalable à l'embauche
Information générale : les montants, taux et plafonds évoluent chaque année et votre convention collective peut être plus favorable. Faites valider votre cas par votre chargé de compte avant application.