Qui doit tenir un registre unique du personnel
Toute entreprise employant au moins un salarié doit tenir un registre unique du personnel, quel que soit son secteur d’activité ou sa forme juridique. Il concerne les salariés en CDI, en CDD, les intérimaires mis à disposition, les stagiaires et les salariés à temps partiel.
- Chaque établissement distinct d’une même entreprise tient son propre registre, correspondant aux salariés qui y travaillent réellement.
- Le registre peut être tenu sur support papier ou sous forme dématérialisée, dès lors qu’il présente les garanties de contrôle équivalentes.
- Il doit être présenté immédiatement, sans délai, à toute demande de l’inspection du travail.
Mentions obligatoires pour chaque salarié
Le registre doit indiquer, pour chaque personne inscrite :
- nom, prénoms, nationalité, date de naissance et sexe ;
- emploi occupé et qualification professionnelle ;
- dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- pour les salariés étrangers hors Union européenne, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
- pour les stagiaires, la mention « stagiaire » et les dates de début et de fin de la période de stage ;
- pour les salariés temporaires ou mis à disposition, la mention de leur statut et le nom de l’entreprise d’origine ;
- pour les titulaires d’un contrat à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » ou son abréviation lisible.
Mettre à jour le registre au fil des mouvements
Bonnes pratiques de tenue du registre :
- 1Inscrire chaque nouveau salarié dès son entrée effective, jamais après la fin de la période d’essai.
- 2Reporter la date de sortie dès la fin du contrat, y compris pour un CDD arrivé à son terme.
- 3Vérifier la cohérence entre le registre, les contrats de travail et les déclarations préalables à l’embauche.
- 4Conserver les registres successifs pendant cinq ans après le départ de chaque salarié concerné.
- 5Centraliser la tenue du registre avec la personne en charge de la paie pour éviter tout écart avec les DPAE.
Registre unique et autres registres obligatoires
Distinction avec d’autres documents souvent confondus :
| Document | Objet | Obligatoire |
|---|---|---|
| Registre unique du personnel | Liste chronologique des salariés et stagiaires | Oui, dès le premier salarié |
| Document unique d’évaluation des risques | Analyse des risques professionnels par unité de travail | Oui, dès le premier salarié |
| Registre des délégués du personnel ou du CSE | Réclamations et comptes rendus | Oui, si CSE mis en place |
| Registre de sécurité incendie | Contrôles et exercices d’évacuation | Oui, selon les établissements recevant du public |
Ces registres répondent à des obligations distinctes et ne peuvent pas se substituer les uns aux autres lors d’un contrôle.
Contrôle de l’inspection du travail
L’inspecteur ou le contrôleur du travail peut demander la présentation du registre à tout moment de sa visite, sans préavis. Il vérifie la cohérence des dates avec les contrats et les bulletins de paie, ainsi que la présence effective des mentions obligatoires pour chaque salarié inscrit.
- Un registre absent, incomplet ou non tenu à jour constitue une infraction constatée indépendamment d’autres manquements.
- Le contrôle du registre est souvent le point de départ d’une vérification plus large sur les contrats précaires et le travail dissimulé.
- Un registre dématérialisé doit pouvoir être édité ou consulté immédiatement sur le lieu de contrôle.
Sanctions applicables
L’absence de registre unique du personnel, son défaut de mise à jour ou l’omission des mentions obligatoires constituent une contravention de la quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés par le manquement.
- Amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, multipliée par le nombre de salariés non régulièrement inscrits.
- Le constat d’irrégularités sur le registre peut aggraver les conséquences d’un contrôle portant sur le travail dissimulé.
- En cas de récidive ou d’obstacle au contrôle, les sanctions peuvent être alourdies par le juge.
Comment Alvaa traite ce sujet pour vous
- Alvaa tient à jour automatiquement les mentions du registre à chaque embauche et à chaque sortie enregistrée dans le dossier du salarié.
- L’annuaire et l’organigramme reflètent en temps réel les entrées et sorties, ce qui limite les écarts avec le registre officiel.
- Les documents justificatifs (contrats, avenants, titres de séjour) sont archivés et rattachés à chaque ligne du registre.
- En cas de contrôle, le registre à jour est exportable immédiatement depuis l’espace employeur.