Ressources humaines · Données personnelles
Quelles données peut-on conserver dans le dossier d'un salarié ?
Seules les données nécessaires à la gestion du contrat et aux obligations légales : identité, coordonnées, contrat, rémunération, absences, formation. Chaque catégorie a une durée de conservation propre, et l'accès doit être restreint.
Le dossier du personnel rassemble des informations sensibles sur la vie professionnelle et parfois personnelle du salarié. Le règlement général sur la protection des données impose de ne conserver que les données nécessaires, pour une durée limitée, et d'en sécuriser l'accès. Une gestion approximative expose l'entreprise à un risque de sanction et fragilise la confiance des salariés dans la gestion de leurs informations.
Ce qu'il faut retenir
- Interdits : opinions politiques ou syndicales, santé détaillée, origine.
- Les candidatures non retenues se conservent deux ans au maximum, sauf accord de la personne.
- Le salarié a un droit d'accès à ses données ; la gestion des habilitations est donc essentielle.
Ce que le dossier peut contenir
Le dossier peut inclure le contrat de travail et ses avenants, les diplômes ou justificatifs nécessaires au poste, les bulletins de paie, les comptes rendus d'entretien professionnel et les documents liés aux absences. En revanche, des données sur les opinions politiques, la religion ou l'état de santé détaillé ne doivent pas y figurer, sauf exception encadrée comme l'inaptitude constatée par le médecin du travail.
Durées de conservation et sécurité
Chaque catégorie de document a une durée de conservation propre : certains documents doivent être gardés plusieurs années après le départ du salarié, d'autres peuvent être supprimés plus tôt. Il est recommandé de formaliser ces durées dans une politique interne et de limiter l'accès au dossier aux personnes qui en ont réellement besoin.
- Limiter la collecte aux données strictement nécessaires
- Restreindre l'accès au dossier aux personnes habilitées
- Définir une durée de conservation par type de document
- Sécuriser les dossiers numériques par un accès protégé
Les erreurs fréquentes
- Conserver indéfiniment des documents après le départ du salarié.
- Stocker des données de santé détaillées sans base légale.
- Laisser un dossier accessible à des collaborateurs sans besoin d'en connaître.
- Omettre d'informer le salarié de ses droits d'accès et de rectification.
Comment Alvaa traite ce point
L'espace salarié Alvaa centralise les documents de paie de manière sécurisée et limite l'accès aux seules personnes autorisées, ce qui simplifie la conformité au règlement général sur la protection des données sans multiplier les fichiers partagés.
Textes et sources de référence
- Règlement général sur la protection des données
- Code du travail, dispositions sur le dossier du personnel
- Recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés
Information générale : les montants, taux et plafonds évoluent chaque année et votre convention collective peut être plus favorable. Faites valider votre cas par votre chargé de compte avant application.