Paie · Fin de contrat
Quels documents remettre à un salarié qui quitte l'entreprise ?
À la fin du contrat, l'employeur remet le dernier bulletin, le certificat de travail, le solde de tout compte et le récapitulatif des dispositifs d'épargne salariale. Les informations destinées à l'assurance chômage sont transmises par voie déclarative.
Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, quel que soit le motif de rupture, l'employeur doit lui remettre un ensemble de documents qui lui permettent de faire valoir ses droits, notamment auprès de France Travail. Ces documents doivent être remis à la date de fin du contrat, ou dès que possible après, sans que le salarié ait à les réclamer. Un retard ou un oubli peut retarder l'indemnisation chômage et engager la responsabilité de l'employeur.
Ce qu'il faut retenir
- Le solde de tout compte détaille les sommes versées : salaire, indemnité de congés payés, indemnités de rupture.
- Les documents sont remis au dernier jour du contrat, sans attendre une demande du salarié.
- Une fin de contrat mal déclarée retarde l'indemnisation du salarié : c'est un point de contrôle systématique.
Les documents obligatoires
Trois documents sont systématiquement dus : le certificat de travail, qui atteste des dates et de la nature de l'emploi occupé, l'attestation employeur destinée à France Travail, et le solde de tout compte, qui récapitule les sommes versées lors de la rupture.
Le reçu pour solde de tout compte doit être signé par le salarié, en double exemplaire. Cette signature ne vaut pas renonciation à contester les sommes versées au-delà d'un certain délai, mais elle sécurise l'employeur sur les montants qui y figurent expressément.
- Certificat de travail
- Attestation employeur destinée à France Travail
- Reçu pour solde de tout compte
- État récapitulatif de l'épargne salariale le cas échéant
Le cas particulier de l'épargne salariale
Si le salarié a bénéficié d'un plan d'épargne entreprise ou interentreprises, l'employeur doit lui remettre un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs épargnées ou transférées, avec l'indication des dates de disponibilité. Ce document est distinct des trois précédents et son absence peut également être reprochée à l'employeur.
Modalités de transmission
L'attestation employeur destinée à France Travail doit être transmise de manière dématérialisée via la DSN dans la grande majorité des cas, ce qui accélère le traitement du dossier du salarié. Les autres documents peuvent être remis en main propre contre décharge ou envoyés par courrier au domicile connu du salarié.
Départ d'un salarié en CDI
Un salarié quitte l'entreprise après une démission avec un préavis de deux mois.
- Dernier jour travaillé
- Fin du préavis
- Certificat de travail
- Remis le jour de départ
- Attestation employeur
- Transmise via la DSN événementielle
- Solde de tout compte
- Signé en deux exemplaires
En cas de dispense de préavis, les documents doivent tout de même être établis à la date de fin réelle du contrat.
Les erreurs fréquentes
- Attendre que le salarié réclame ses documents avant de les préparer.
- Oublier l'état récapitulatif de l'épargne salariale lorsque le salarié en bénéficiait.
- Faire signer un solde de tout compte sans détail précis des sommes versées.
- Confondre la date d'envoi de l'attestation employeur avec la date de fin de contrat effective.
Comment Alvaa traite ce point
Sur Alvaa, la fin de contrat déclenche automatiquement la génération du certificat de travail, du solde de tout compte et de l'attestation employeur transmise en DSN, avec un contrôle du chargé de compte dédié avant envoi pour éviter tout oubli.
Textes et sources de référence
- Code du travail, dispositions sur les documents de fin de contrat
- Réglementation France Travail relative à l'attestation employeur
- Code du travail, dispositions sur l'épargne salariale
Information générale : les montants, taux et plafonds évoluent chaque année et votre convention collective peut être plus favorable. Faites valider votre cas par votre chargé de compte avant application.